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E-Mail-Signaturen in Outlook erstellen

Eine E-Mail-Signatur ist bei Firmen obligatorisch, wird aber auch gerne von Privatpersonen genutzt. Im Prinzip ist dies nur ein immer wiederkehrender Text, der automatisch unter jede E-Mail angehängt wird. In Microsoft Outlook können Sie die Signaturen unter "Extras -> Optionen -> E-Mail-Format -> Signatur" erstellen und aktivieren. Doch die innerhalb von Outlook erstellen Signaturen sind ziemlich tückisch!

Eine typische E-Mail-Signatur kann z.B. so aussehen:

Michael Schröter
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Doch oft kommt es vor, dass Sie auf eine erhaltene E-Mail antworten (Antwort-Button) und dann Ihre mit viel Mühe erstellte Signatur völlig aus dem Rahmen fällt. Das kann dann z.B. so aussehen:

Michael Schröter
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schroeter@pentacom.org Tel: (030) 804 868 0
Von-der-Trenck-Straße 18 Fax: (030) 804 868 29
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Dies liegt daran, dass es drei verschiedene Formate gibt, in denen Outlook E-Mails versehenden kann: "Nur-Text", "Rich-Text" und "HTML".

"Nur-Text" ist reiner, unformatierter Text, in dem weder Schrifttyp (Arial, Times etc.), noch Schriftart (fett, kursiv etc.) oder Schriftfarbe eingestellt werden kann. Hintergrundfarbe, Bilder und ähnliches sind natürlich auch nicht möglich.

"Rich-Text" erlaubt alle Textformatierungsmöglichkeiten, allerdings sind Hintergrundfarben und Bilder weiterhin nicht erlaubt.

"HTML" ist das am häufigsten genutzte Mailformat und bietet die meisten Möglichkeiten der E-Mail-Gestaltung inkl. Bildern und Hintergründe. Dies ist der Standard, der von Outlook vorgegeben ist. Das Design unsere Newsletters z.B. wäre ohne HTML-Programmierung nicht möglich. Manche Anwender schalten diese Funktionen jedoch aufgrund möglicher Sicherheitslücken aus.

Probleme mit der Signatur gibt es immer dann, wenn auf Ihrem Rechner ein E-Mail-Format eingestellt ist (z.B. HTML) und Sie dann auf eine E-Mail antworten, die z.B. im "Nur-Text" oder "Rich-Text"-Format gesendet wurde. Dann wandelt Outlook nämliche Ihre Signatur in das jeweils andere Format um, was zu den oben dargestellten Ergebnissen führen kann!

Um dieses Problem zu lösen, ist etwas Handarbeit notwendig.

Outlook speichert Ihre Signatur in den genannten drei Formaten im Verzeichnis: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\
      Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures

Wobei statt "Benutzer" Ihre Kennung stehen muss, mit der Sie bei Windows angemeldet sind. In diesem Verzeichnis finden Sie dann drei Dateien:
signatur.htm
signatur.rtf
signatur.txt

Teilweise schreibt Outlook ganz abenteuerliche Dinge in diese drei Dateien, die kaum etwas mit dem zu tun haben, was Sie selbst erstellt haben. Deswegen sollten Sie sich diese Dateien ansehen. Die Textdatei (.txt) bearbeiten Sie am besten im Windows Editor (Start -> Programme -> Zubehör -> Editor). Die Rich-Text-Datei können Sie mit Word editieren. Die HTML-Datei können Sie auch mit dem Windows Editor bearbeiten, allerdings sind dazu ein paar Grundkenntnisse der Webseiten-Programmierung notwendig.

Sollten Sie bei der Bearbeitung auf Schwierigkeiten stoßen, schicken Sie uns doch einfach die drei Dateien per E-Mail-Anhang und wir bearbeiten diese dann für Sie!